Pomocní administratívni pracovníci inde neuvedení

ADMINISTRATÍVA

- príjem a zapisovanie klasickej i elektronickej pošty a zabezpečenie odpovedí

- vedenie štatistík a reportov, tvorba ďalších záznamov podľa potrieb organizácie

- administratívna podpora pre verejné obstarávanie, cenový prieskum pre potreby projektov

- kopírovanie a skenovanie, zabezpečenie potrebných podpisov na dokumenty

- celkový prehľad a starostlivosť o organizačnú agendu a jej archiváciu

RÉŽIA

- objednávanie kancelárskych potrieb v súlade s rozpočtom projektov

- nákup a prideľovanie pracovných prostriedkov

- podpora pri riešení IT problémov

- komplexná starostlivosť o chod kancelárie ZIPCeM, udržiavanie poriadku

- administratívna podpora pre ostatné činnosti

INTERNÁ A EXTERNÁ KOMUNIKÁCIA

- rezervácia ubytovania a leteniek, zmluvnej prepravy v súlade s rozpočtom organizácie

a projektov. Komunikácia s koordinátorom aktivít a vedúcou kancelárie

- komunikácia s poistným agentom v prípade potreby( vycestovanie pracovníkov do

zahraničia, cestovné poistenie a podobne)

- vybavovanie pracovných záležitostí mimo organizácie

- tlmočenie alebo dorozumievanie sa v cudzom jazyku s inými organizáciami a inštitúciami

- komunikácia s úradmi (napríklad vybavovanie potrebných oprávnení pre organizáciu)

ODBORNÉ ČINNOSTI

- koordinovanie porád a pracovných stretnutí s organizáciami v sieti

- realizácia online stretnutí a pracovných porád

- vystavovanie objednávok, faktúr, upomienok

- vystavovanie rôznych protokolov či iných dokumentov na hlavičkovom papieri organizácie

- spracovávanie dochádzky zamestnancov a cestovných náhrad pre ekonomické oddelenie

- príprava účtovných dokladov, triedenie podľa projektov

- sledovanie a vybavovanie potrebných školení pre zamestnancov

- aktualizácia vnútroorganizačných smerníc podľa platnej legislatívy a noriem

- spolupráca na projektoch v organizácií

TVORIVÉ ČINNOSTI

- podieľanie sa na tvorbe dizajn manuálu

- objednávanie reklamných predmetov, bannerov, návrhy reklám,

REPREZENTÁCIA FIRMY

- organizovanie porád, uvádzanie návštev a nákup občerstvenia

- účasť na mítingoch, rokovaniach, výstavách či veľtrhoch

- sprevádzanie zahraničných delegátov, pracovné obedy či večere

MANAŽOVANIE

- organizácia stretnutí a služobných ciest vedenia organizácie

- plánovanie výjazdov kolegov

- prideľovanie úloh brigádnikom, dobrovoľníkom alebo novým zamestnancom

- príprava teambuildingov, vianočných večierkov, dňa otvorených dverí

ZASTUPOVANIE

- koordinátora projektov

- lektorovanie a školiteľská činnosť